Wie VEKA die globale IT skalierte, ohne die Kontrolle oder das Vertrauen der Nutzer zu verlieren

Ich erinnere mich noch an den Anruf, der alles veränderte. Ein Kollege konnte sich nicht mit dem WLAN verbinden, und in der Vergangenheit bedeutete das eine 30-minütige Fehlersuche mit „Können Sie zu den Einstellungen gehen? Jetzt sagen Sie mir, was Sie sehen…“ Sie kennen das Prozedere. Aber diesmal rief ich das Gerät in Workspace ONE auf, holte die Informationen, die unser Netzwerkteam benötigte, und löste das Problem in drei Minuten. Da wusste ich, dass wir die richtige Entscheidung getroffen hatten.

Ich bin Kai Schmidthals und ich verwalte mobile Geräte für VEKA AG, den weltweit führenden Hersteller von PVC-Fensterprofilen. Wir haben etwa 6.000 Mitarbeiter an 40 Standorten auf vier Kontinenten. Und wie viele globale Unternehmen wuchs unsere Landschaft mobiler Geräte schneller als unsere Fähigkeit, sie effektiv zu verwalten.

Die Herausforderung, über die niemand spricht

Hier ist, was die Leute Ihnen nicht über das Management mobiler Geräte im großen Maßstab erzählen: Es geht nicht nur um die Geräte, von denen Sie wissen. Es geht um die, die in Tochtergesellschaften versteckt sind, die niemand verwaltet. Als ich diese Rolle übernahm, dachten wir, wir hätten etwa 500 Geräte. Die Realität? Näher an 1.000, über den Globus verstreut, viele völlig unverwaltet.

Wir verwendeten SAP Afaria, das eingestellt wurde. Das zwang uns zur Hand, aber ehrlich gesagt, war es ein Segen. Die Registrierungen funktionierten nicht zuverlässig. Die App-Bereitstellung war umständlich. Und wir hatten null Einblick in das, was tatsächlich in unserem Geräte-Ökosystem vor sich ging. Wenn Sie Produktionsstätten in Deutschland, Vertriebsbüros in Asien und Lager mit spezialisierten Scannern unterstützen, benötigen Sie etwas, das einfach funktioniert.

Das größere Problem? Wachstum. Allein in diesem Jahr haben wir über 70 neue iPads hinzugefügt. Nicht weil es die IT vorschrieb, sondern weil Kollegen sahen, wie produktiv andere mit den Geräten waren und sagten: „Das will ich auch.“ Das ist die Art von organischem Wachstum, die man gleichzeitig liebt und fürchtet.

Wenn Benutzer nach Technologie fragen, anstatt sich dagegen zu wehren, wissen Sie, dass Sie auf etwas Großes gestoßen sind. Aber Sie sollten besser die Infrastruktur haben, um es zu unterstützen.

Die richtige Lösung finden

Wir führten Proof of Concepts mit mehreren Anbietern durch. Ich werde nicht so tun, als hätten wir uns nur für VMware entschieden, weil wir seit 2004 mit ihnen in der Virtualisierung zusammengearbeitet haben. Diese Lösung musste sich durch eigene Verdienste bewähren. Workspace ONE musste echte Probleme lösen, nicht nur Häkchen setzen.

Was mich überzeugte? Ich hatte die Ersteinrichtung in einer halben Stunde erledigt und mein erstes Gerät registriert. Eine halbe Stunde. Unser Ziel war einfach: alles, was wir in Afaria aufgebaut hatten, zu replizieren, aber es tatsächlich funktionieren zu lassen. Die Entscheidung wurde sehr schnell offensichtlich.

Es ging aber nicht nur um die einfache Einrichtung. Die Roadmap von VMware zeigte, dass sie es ernst meinten, aktuell zu bleiben. Wenn Apple eine neue iOS-Version herausbringt, liefert VMware Unterstützung während der Beta-Phase. Das ist wichtig, wenn Sie Geräte weltweit verwalten und es sich nicht leisten können, von einem OS-Update überrascht zu werden.

Wir holten comdivision, um bei der Erstkonfiguration zu helfen. Wir wollten einen sauberen Start, keine Fehlkonfigurationen, die uns später heimsuchen würden. Zwei Termine, zwei Wochen, und wir registrierten Geräte. Diese Expertise verfügbar zu haben bedeutete, dass wir keine Monate damit verschwendeten, Best Practices auf die harte Tour herauszufinden.

Die besten Technologieentscheidungen gehen nicht um Funktionen. Es geht darum, Partner zu finden, die Ihr Geschäft verstehen und Sie nicht scheitern lassen.

Was sich tatsächlich geändert hat

Heute verwalten wir iOS, macOS, tvOS, Android-Geräte und spezialisierte Lagerausrüstung über eine einzige Plattform. Aber die eigentliche Transformation liegt nicht in der Vielfalt der Plattformen, die wir unterstützen. Es liegt daran, was diese Fähigkeit ermöglicht.

Dieser dreiminütige Supportanruf, den ich erwähnte? Das ist keine Ausnahme. Das ist die neue Normalität. Anstatt Benutzer über ihre Geräteeinstellungen zu befragen, schaue ich nach. Anstatt unser Netzwerkteam warten zu lassen, während ich Informationen sammle, stelle ich sie sofort bereit. Der Effizienzgewinn wird nicht nur in Minuten gemessen, die gespart werden. Er wird in Benutzerzufriedenheit gemessen.

Und hier ist etwas, vor dem mich niemand gewarnt hat: Wenn Sie das Gerätemanagement transparent machen, schätzen es die Benutzer tatsächlich. Sie können sehen, welche Daten wir sammeln. Sie verstehen, was wir bereitstellen – WLAN-Konfigurationen, Sicherheitseinstellungen, Produktivitäts-Apps. Es gibt kein Geheimnis, keinen Verdacht. Diese Transparenz hat so viele potenzielle Konflikte beseitigt, besonders bei Geräten, die Mitarbeiter sowohl beruflich als auch privat nutzen.

Die Zeit, die ich bei der Grundfehlersuche gespart habe? Ich investiere sie darin, den Benutzern zu zeigen, was ihre Geräte tatsächlich können. Ich erkunde neue Funktionen und Möglichkeiten. Ich gehe tiefer in Funktionen ein, die ich einsetzen möchte, anstatt ständig grundlegende Probleme zu bekämpfen.

Effizienz bedeutet nicht nur, Dinge schneller zu tun. Es geht darum, Zeit zu haben, Dinge besser zu machen.

Unsere nächste Herausforderung ist es, unsere Tochtergesellschaften vollständig an Bord zu bekommen. Nicht jeder Standort ist auf dem gleichen Reifegrad im Gerätemanagement, und das ist in Ordnung. Wir konzentrieren uns darauf, ihnen die gleichen Vorteile zu bringen, die wir in der Zentrale erleben. Wir schauen uns auch neue Möglichkeiten an – ich gebe zu, mein Einkaufskorb war auf der VMworld in diesem Jahr ziemlich voll. VMware liefert weiterhin Funktionen, bei denen ich denke: „Ja, das brauchen wir.“

Was mich antreibt, ist zu sehen, wie unser Unternehmen mit Werkzeugen vorankommt, die den Menschen tatsächlich helfen, besser zu arbeiten. Ich möchte, dass meine Kollegen das Beste aus ihren Geräten herausholen. Wenn ich morgens aufstehe, bin ich wirklich motiviert, weil ich mit Produkten arbeite, an die ich glaube. Und wenn Probleme auftreten – denn das tun sie immer – habe ich eine Plattform, die mir jedes Mal geholfen hat, sie zu lösen.

Wenn ich VMware in einem Wort beschreiben müsste? Erstaunlich. Die Gemeinschaft, die Unterstützung, die Produkte, die Richtung – das alles bestätigt, dass wir die richtige Wahl getroffen haben. 1.000 Geräte an 40 globalen Standorten zu verwalten ist nicht einfach, aber es ist viel handhabbarer, wenn man die richtige Plattform und die richtigen Partner hat. Und ehrlich gesagt? Es macht tatsächlich Spaß.