Hur VEKA skalerade global IT utan att förlora kontroll eller användarförtroende

Jag minns fortfarande samtalet som förändrade allt. En kollega kunde inte ansluta till Wi-Fi, och förr i tiden innebar detta en 30 minuters felsökningssession av “Kan du gå till Inställningar? Nu berätta vad du ser …” Du känner till proceduren. Men den här gången öppnade jag enheten i Workspace ONE, tog fram informationen vårt nätverksteam behövde och hade problemet löst på tre minuter. Det var då jag visste att vi hade gjort rätt val.

Jag heter Kai Schmidthals och jag hanterar mobila enheter för VEKA AG, världens ledande tillverkare av PVC-fönsterprofiler. Vi har ungefär 6 000 anställda på 40 platser på fyra kontinenter. Och som många globala företag växte vår mobila enhetslandskap snabbare än vår förmåga att hantera det effektivt.

Utmaningen ingen pratar om

Här är vad folk inte berättar om hantering av mobila enheter i stor skala: det handlar inte bara om de enheter du känner till. Det handlar om de som gömmer sig i dotterbolag som ingen hanterar. När jag började i den här rollen trodde vi att vi hade ungefär 500 enheter. Verkligheten? Närmare 1 000, utspridda över hela världen, många helt ohanterade.

Vi använde SAP Afaria, som skulle upphöra. Det tvingade fram vår hand, men ärligt talat var det en välsignelse. Registreringar fungerade inte tillförlitligt. Appdistribution var klumpig. Och vi hade noll insyn i vad som faktiskt hände över vårt enhetsekosystem. När du stöder tillverkningsanläggningar i Tyskland, försäljningskontor i Asien och lager som kör specialiserade skannrar, behöver du något som bara fungerar.

Det större problemet? Tillväxt. Bara i år lade vi till över 70 nya iPads. Inte för att IT krävde det, men för att kollegor såg andra kollegor vara produktiva med enheter och sa, “Jag vill också ha det.” Det är den typen av organisk tillväxt du älskar och fruktar samtidigt.

När användare frågar efter teknik istället för att motstå den, vet du att du är något på spåren. Men du måste ha infrastrukturen för att stödja det.

Att hitta rätt lösning

Vi körde konceptbevis med flera leverantörer. Jag ska inte låtsas att vi bara valde VMware för att vi hade arbetat med dem sedan 2004 med virtualisering. Denna lösning måste stå på egna meriter. Workspace ONE behövde lösa verkliga problem, inte bara kryssa i rutor.

Vad övertygade mig? Jag hade den första installationen klar på en halvtimme och registrerade min första enhet. En halvtimme. Vårt mål var enkelt: replikera allt vi hade byggt i Afaria, men få det att faktiskt fungera. Beslutet blev uppenbart mycket snabbt.

Men det handlade inte bara om enkel installation. VMwares färdplan visade att de var seriösa om att hålla sig aktuella. När Apple släpper en ny iOS-version levererar VMware stöd under betafasen. Det är viktigt när du hanterar enheter globalt och inte har råd att bli fångad på fel fot av en OS-uppdatering.

Vi tog in comdivision för att hjälpa till med den första konfigurationen. Vi ville ha en ren start, inga felkonfigurationer som skulle spöka senare. Två möten, två veckor, och vi registrerade enheter. Att ha den expertisen tillgänglig innebar att vi inte slösade månader på att lista ut bästa praxis på det svåra sättet.

De bästa teknikbesluten handlar inte om funktioner. De handlar om att hitta partners som förstår ditt företag och inte låter dig misslyckas.

Vad som faktiskt förändrades

Idag hanterar vi iOS, macOS, tvOS, Android-enheter och specialiserad lagerutrustning genom en enda plattform. Men den verkliga transformationen ligger inte i mångfalden av plattformar vi stöder. Det är i vad den förmågan möjliggör.

Det där tre minuters supportanropet jag nämnde? Det är inte en engångsföreteelse. Det är det nya normala. Istället för att förhöra användare om deras enhetsinställningar, slår jag upp det. Istället för att be vårt nätverksteam vänta medan jag samlar information, tillhandahåller jag den omedelbart. Effektivitetsökningen mäts inte bara i minuter sparade. Den mäts i användarnöjdhet.

Och här är något ingen varnade mig för: när du gör enhetshantering transparent, uppskattar användarna det faktiskt. De kan se vilken data vi samlar in. De förstår vad vi tillhandahåller – Wi-Fi-konfigurationer, säkerhetsinställningar, produktivitetsappar. Det finns inget mysterium, ingen misstänksamhet. Den transparensen har eliminerat så många potentiella konflikter, särskilt med enheter som anställda använder både för arbete och privat.

Den tid jag har sparat på grundläggande felsökning? Jag investerar den i att visa användare vad deras enheter faktiskt kan göra. Jag utforskar nya funktioner och möjligheter. Jag går djupare in i funktioner jag vill distribuera istället för att ständigt släcka bränder med grundläggande problem.

Effektivitet handlar inte bara om att göra saker snabbare. Det handlar om att ha tid att göra saker bättre.

Vår nästa utmaning är att få våra dotterbolag helt ombord. Inte varje plats är på samma mognadsnivå med enhetshantering, och det är okej. Vi fokuserar på att ge dem samma fördelar som vi upplever på huvudkontoret. Vi tittar också på nya möjligheter – jag erkänner att min inköpskorg blev ganska full på VMworld i år. VMware fortsätter att leverera funktioner som får mig att tänka, “Ja, vi behöver det.”

Vad som driver mig är att se vårt företag gå framåt med verktyg som faktiskt hjälper människor att arbeta bättre. Jag vill att mina kollegor ska få ut mesta möjliga av sina enheter. När jag stiger upp på morgonen är jag genuint motiverad eftersom jag får arbeta med produkter jag tror på. Och när problem uppstår – för det gör de alltid – har jag en plattform som har hjälpt mig att lösa dem varje gång.

Om jag skulle beskriva VMware med ett ord? Fantastiskt. Gemenskapen, stödet, produkterna, riktningen – allt förstärker att vi gjorde rätt val. Att hantera 1 000 enheter över 40 globala platser är inte lätt, men det är mycket mer hanterbart när du har rätt plattform och rätt partners. Och ärligt talat? Det är faktiskt roligt.